BPC EINGANGSRECHNUNGSBEARBEITUNG

Abläufe transparent gemacht

Immer noch werden eingehende Rechnungen häufig in Papierform durch die Ableitungen gereicht, bevor sie tatsächlich im SAP-System gebucht werden. Wenn Rechnungen aufwändige Wege im Rahmen der Prüfung durchlaufen müssen, kann dies zu langen Bearbeitungszeiten und schließlich zu Skontoverlusten führen - darüber hinaus können Dokumente auf dem Papierweg durch die verschiedenen Organisationseinheiten verloren gehen.

Eine zentrale Eingangsrechnungsbearbeitung mit frühem Scannen von eingehenden Dokumenten, die unmittelbar im System zur Verfügung gestellt werden, gewinnt daher zunehmend an Bedeutung. Digitale Freigabeprozesse mit ausführlicher Dokumentation der einzelnen Schritte führen zu einer Optimierung der Bearbeitungszeit und fördern die Transparenz des gesamten Prozesses.

Zur Abbildung der Eingangsrechnungsbearbeitung haben wir verschiedene Lösungen entwickelt, die den gesamten Prozess der Rechnungsprüfung beschleunigen und die Transparenz unternehmensweit erhöhen. Unser Werkzeugkasten kann Abläufe von der Bestellerfassung bis zur Zahlungsabwicklung abbilden - abhängig von Ihren individuellen Anforderungen kann der Prozessfluss unterschiedlich komplex ausfallen. Unsere Stärke liegt darin, gemeinsam mit Ihnen Ihren „optimalen Prozess“ zu erheben und im System nach Ihren Anforderungen abzubilden.

Alle Schritte der Eingangsrechnungsbearbeitung werden online in ein Rechnungseingangsbuch fortgeschrieben, das zentral wie dezentral zur ad-hoc Auswertung und Nachverfolgung genutzt werden kann. Der Status einer Rechnung ist direkt ermittelbar. Beispiel: Eine Skontoampel gibt Auskunft darüber, ob die Skontofrist noch eingehalten werden kann.

In einer weiteren Ausbaustufe können auch andere Buchhaltungsdokumente in die Lösung integriert werden. Mit dem Einscannen von Originallastschriftseinzugsermächtigungen, Änderungsmitteilungen für Bankverbindungen, Anschriftenänderungen oder internen Buchungsvermerken können so bspw. auch die Prozesse der Debitorenbuchhaltung transparenter gestaltet werden. Neben der Beschleunigung von Arbeitsabläufen und der ständigen Nachvollziehbarkeit von Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten im System wird auch die Kontrolle dieser Vorgänge quasi von jedem PC-Arbeitsplatz ermöglicht.

Ihre Vorteile:

• zentrale Informationsablage und -bereitstellung
• flexible Ablaufgestaltung sowie Erweiterbarkeit
• optimierte Steuerung und unternehmensweite Transparenz des Prüfungsprozesses
• Terminkontrolle und Eskalationsmanagement
• Erhöhung der Revisionssicherheit
• wirtschaftliche Implementierung
• Integration mit Archiven und Scan-Lösungen verschiedener Anbieter und somit eine hohe Investitionssicherheit

Ihre Ansprechpartnerin:
Stefanie Buckmann
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