07/2011 IMMOBILIENMANAGEMENT

Die SEB ist ein führender nordeuropäischer Finanzkonzern mit 17.000 Mitarbeitern und einer internationalen Präsenz in 20 Ländern. In Dänemark, Finnland, Norwegen und Deutschland liegt der Fokus der Geschäftsaktivitäten im Firmenkundengeschäft und im Asset Management. Die SEB Asset Management (SEBAM) ist das spezialisierte Investmenthaus des SEB Konzerns in Deutschland für aktiv gemanagte Wertpapier- und Immobilienfonds.

Die SEBAM setzt für die Verwaltung des Immobilienvermögens das SAP-Modul „Flexibles Immobilienmanagement (RE-FX)“ ein. Die Verwaltung und Bewirtschaftung der Immobilien erfolgte bisher in zwei Mandanten. Dabei waren die Objekte eines gewerblichen Immobilien-Portfolios, verwaltet durch eine externe Projekt- und Entwicklungsmanagementfirma, getrennt von den übrigen Immobilien in einem separaten Mandant abgebildet. In einem gemeinsamen Projekt mit der bpc AG wurden die beiden Mandanten zusammen geführt - Dank der von bpc entwickelten bpc MigrationsToolBox (MTB) zeit- und kosteneffizient. Der Mehrwert für SEB ist deutlich: Reduzierung des Administrationsaufwands und Erleichterung der laufenden Bearbeitung.

Die wichtigste Anforderung der SEB an das Projektteam der bpc war es, die Customizing-Einstellungen der Mandanten zu vereinheitlichen und sämtliche relevanten Stamm- und Bewegungsdaten des entsprechenden Immobilien-Portfolios in den Mandanten der SEB zu überführen. Hierbei waren Daten rückwirkend bis Mitte 2008 zu berücksichtigen. Der Inhalt der Migration erstreckte sich über zahlreiche Module des SAP-Systems:

• Stammdaten Rechnungswesen (Sachkonten, Debitoren, Kreditoren)
• Stammdaten Controlling (Kostenarten, Kostenstellen, Profit-Center)
• Stammdaten Immobilien (Wirtschaftseinheiten, Gebäude, Mietobjekte, Verträge, Teilnahmegruppen, Abrechnungseinheiten, Geschäftspartner)
• Stammdaten Projektsystem (Projektdefinitionen, PSP-Elemente)
• Bewegungsdaten Rechnungswesen und Controlling (Sachkontensalden, Offene Posten Sachkonten, Offene Posten Debitoren, Offene Posten Kreditoren)
• Bewegungsdaten Immobilien (Optionssätze, Konditionsanpassungen, Voraus¬zahl¬ungen, Nebenkosten)
• Bewegungsdaten Projektsystem (Budgets, Obligos)
• Bewegungsdaten Materialwirtschaft (Offene Bestellungen, Eingangsrechnungen)

Die Migration der Daten erfolgte mit der von bpc entwickelten MigrationsToolBox, einem Werkzeug zur automatisierten und flexiblen Übernahme von Daten innerhalb des SAP-Systems. Die wichtigsten Merkmale und Vorteile der MTB sind:

• direkte Systemmigration ohne Down- und Upload der Daten
• Berücksichtigung ggf. vorhandener Zuordnungen und Beziehungen zu anderen Objekten
• individuelles Customizing
• Verwalten mehrerer Migrationsprojekte
• Gezielte Objektauswahl
• Individuelle Feldauswahl pro Objekttyp
• Umschlüsselungen auf Feldebene
• Simulationsmodus
• Protokollierung der Ergebnisse

Die MTB greift auf von der SAP bereitgestellte Klassen, Methoden und Funktionsbausteine der SAP zurück. Die Verbuchung der Daten mit dieser Technik ist deutlich schneller als die Batch-Input-Technologie und sorgt durch enthaltene Prüfroutinen für eine vollständige und revisionssichere Übernahme der Daten.

Im Zeitraum vom September 2010 bis März 2011 wurde die Konzeption, die Einrichtung der MTB, die Ausprägung der Berechtigungen, Einzeltests pro Objekt sowie zwei komplette Testmigrationen durchgeführt. Anfang April 2011 wurde im Produktivsystem in zwei Schritten die Echtmigration erfolgreich durchgeführt. Hierbei wurden zunächst sämtliche Stammdaten übernommen. Nach Fertigstellung des Quartalsabschluss folgten die relevanten Bewegungsdaten. Die Mitarbeiter des Immobilien-Portfolios und SEBAM arbeiten seit diesem Zeitraum auf einem gemeinsamen Mandanten in unterschiedlichen Buchungskreisen mit getrennten Berechtigungen: schneller und einfacher.

Weitere Informationen zu bpc MigrationsToolBox finden Sie hier.

Weitere Informationen zur Einführung der bpc MigrationsToolBox bei der SEB finden Sie hier.

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