SAP RECORDS MANAGEMENT

Wie SAP Records Management auch Ihrem Unternehmen hilft

SAP Records Management bietet eine zentrale, anwendungsübergreifende Sicht auf komplexe Geschäftsprozesse sowie den dazugehörigen Business Objekten und Dokumenten. Dabei lässt sich anhand von digitalen Akten ein schneller Überblick und eine schnelle Bearbeitung des Geschäftsvorfalls und allen dazugehörigen Dokumenten erreichen. Dieser Einsatz ermöglicht eine Erhöhung der Transparenz und Effizienz der Geschäftsprozesse bei gleichzeitiger Senkung der Verwaltungs- und Archivierungskosten.

Einige Highlights:

• Sekundenschnelles Aufrufen von Akten mit allen dazugehörigen Dokumenten
• Einsparung von Kopier- und Archivierungskosten durch digitale Ablage
• Uneingeschränkte Archivgröße
• Zugriff auf Akten erfolgt ortsunabhängig
• Zusatzinformationen zum Prozess können in die Akte mit aufgenommen werden
• Revisionssichere Ablage
• Revisionssicherer Aktenzugriff durch das SAP Berechtigungsverwaltung

bpc passt das Records Management optimal an Ihre Bedürfnisse an

Durch die jahrelange Erfahrung unserer Berater im Bereich Workflow und Dokumentenmanagement ist bpc in der Lage gemeinsam mit Ihnen eine maßgeschneiderte SAP Records Management Lösung zu entwickeln, die Ihre Erwartungen an ein Dokumentmanagementsystem übertreffen wird.
Dabei sind Sie mit bpc als Partner auf der sicheren Seite. Zahlreiche Kunden verschiedener Branchen und Größen bestätigen uns Ihre Zufriedenheit durch immer wiederkehrende Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen.

Motivationsgründe für die Einführung von SAP Records Management:

• Komplexe, papieraufwendige Prozessabläufe
• Dezentrale Bearbeitung- und Aufbewahrung verursacht zeitintensiven Zugriff
• Oft viele Akten nötig, Kopieraufwand
• Unterschiedliche Aktenaufbereitung
• Komplexe Zugriffsregelungen
• Hohe Archivkosten
• Aufwendige Kundenbetreuung

 Ziele des SAP Records Management:

• Optimierung und Straffung der Prozesse
• leichte und schnelle Zugriffsmöglichkeiten, (Arbeitszeit, Logistikkosten)
• Vermeidung von Redundanzen durch Bildung einer Akte
• Akteneinheit, qualitativ hochwertige Verwaltung und Bearbeitung, Konsolidierung
• Datensicherheit wird erhöht
• geringerer Aufwand durch elektronische Speicherung
• Akzeptanz durch direkten, schnellen Zugriff
• Dienstleistungsgedanke

Anwendungsbeispiel Personalakte

Die elektronische Personalakte mit SAP Records Management
Möglicher Aufbau einer Akte:

Beispielhafte Funktionalitäten einer SAP HCM-Personalakte:

• Referenzieren der wichtigsten personalbezogenen Unterlagen: Arbeitsverträge,
• Zeugnisse, Beurteilungen, Korrespondenz, Notizen u.a.
• Vollständige Integration in das operative HR-Personalmanagement
• Einsatz von Workflowtechnologie zur Unterstützung von Personalprozessen wie z. B. Urlaubsantrag, Beurteilungen, tägliche To-Do Liste etc.
• Automatisiertes Handling von Informationen über die notwendigen Genehmigungsstufen
• Nutzung von Ad-hoc-Workflows für den Umlauf von Akten bei Sonderfällen
• Revisionssicherheit durch Dokumentation des gesamten Personalgeschehens
• Anbindung unstrukturierter Informationsquellen wie Emails oder optischer Archive
• Workflows zur Pflege von Stammdaten (Eintritt, Austritt, Allgemeine Daten, etc.)
• Standortübergreifendes Management von Personaldokumenten
• Offene Struktur, Integration von Drittprodukten möglich
• Bekannte Benutzeroberfläche

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