WORKFLOW BESTELLANFORDERUNG

Workflow-Unterstützung bei der Genehmigung von Bestellanforderungen

Die Freigabe von Bestellanforderungen stellt ein klassisches Anwendungsszenario dar, bei welchem die Prozesssteuerung durch SAP Business Workflow erhebliche Vorteile haben kann.

Bestellanforderungen unterliegen häufig Genehmigungsverfahren, wenn sie einen bestimmten Betrag überschreiten oder Produkte bestimmter Warengruppen enthalten. Ohne die Steuerung durch ein Workflowmanagementsystem sind Bedarfsmeldungen oft mit dem Einsatz von papierbasierten Anforderungen verbunden, die an die genehmigenden Instanzen weitergeleitet werden müssen. Verzögerungen durch den Transport und lange Liegezeiten sind entscheidende Mängel. Weitere Nachteile: mangelnde Informationen über den aktuellen Prozessstand und Probleme aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht vorgesehener Ausnahmen und aufgrund von Sonderwegen. Mit dem Einsatz von SAP Business Workflow können diese Nachteile behoben werden. Die Vorteile der Steuerung durch einen Workflow sollen anhand des folgenden Beispiels verdeutlicht werden.

Workflow-Beispiel:

Ein Freigabeverfahren soll nach folgenden Kriterien erfolgen:

• Betrag > 1.000 EUR und <= 50.000 EUR: Freigabe durch Einkaufsleitung (EL)
• Betrag > 50.000 EUR: zuerst Freigabe durch Einkaufsleitung, dann Genehmigung durch Geschäftsleitung (GL)

Geschäftsprozessmodellierung:

Realisierung im SAP-System:
Für die unterschiedlichen Genehmigungswege werden im SAP-System Strategien hinterlegt. Diese legen fest, welche Bestellanforderungen mit welchem Freigabecode freigegeben werden müssen, bevor sie in eine Bestellung umgewandelt werden können.

Beispiel: Eine Bestellanforderung mit einem Gesamtbetrag von 60.000 EUR muss in zwei Schritten freigegeben werden:

• zunächst mit dem Freigabecode „EL“ für Einkaufsleiter
• dann mit dem Freigabecode „GL“ für Geschäftsleitung

Sowohl für den Einkaufsleiter als auch für die Geschäftsleitung müssen Planstellen innerhalb des SAP-Systems angelegt werden, die als Bearbeiter der entsprechenden Freigabeschritte hinterlegt werden.

Workflow-Modellierung:
Das SAP-System stellt bereits einige Workflow-Muster zur Genehmigung von Bestellanforderungen bereit, die wie in diesem Fall als Vorlage für die Modellierung eines eigenen Workflow-Musters genutzt werden können. Der folgende Workflow wird für jeden Freigabeschritt erneut gestartet. Er enthält einen Genehmigungsschritt, in dem der Bearbeiter die Bestellanforderung entweder freigeben oder ablehnen kann. Nach der Ausführung dieses Genehmigungsschrittes wird der Anforderer darüber informiert, ob die Bestellanforderung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Workflow-Ausführung:
Nach der Speicherung einer neuen Bestellanforderung wird die genehmigende Instanz per Workflow benachrichtigt, dass eine Freigabe zu erfolgen hat. Hierzu wird ein Workitem im SAP Business Workplace bereitgestellt (s. Abb.). Die Transaktion zur Freigabe der Bestellanforderung wird beim Ausführen des Workitems direkt aus dem Business Workplace heraus gestartet. Nach der Freigabe oder Ablehnung der Bestellanforderung wird der Anforderer direkt über ein Workitem informiert.

Vorteile durch den Workflow-Einsatz:

• Verkürzung der Durchlaufzeiten durch Wegfall des manuellen Transportes
• automatische Ermittlung des nächsten Bearbeiters
• automatische Benachrichtigung, wenn eine Freigabe zu erfolgen hat
• Garantie der Einhaltung von Genehmigungswegen
• permanente Kontrolle des Freigabeprozesses durch eine kontinuierliche Workflow-Protokollierung
• Verkürzung der Liegezeiten durch automatische Terminüberwachung, Eskalationskontrolle und Einführung einer Vertreterregelung

Ihre Ansprechpartnerin:
Stefanie Buckmann
Tel.:	0251/28 77 98-0
Fax.:	0251/28 77 98-1
E-Mail:	Kontaktformular