Das Inkrafttreten der durch die EU vorgegebenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Datenhaltung personenbezogener Daten neu auszurichten. Die neuen Vorgaben nehmen die Unternehmen stärker in die Verantwortung, sodass diese unter anderem die rechtskonforme und zweckgebundene Datenhaltung, -aufbewahrung und -verarbeitung personenbezogener Daten nachweisen müssen. In der DSGVO wurden dafür Vorgaben hinsichtlich neuer Aufbewahrungsfristen und der Zweckbindung dieser Daten geschaffen, welche Unternehmen vor die Herausforderung stellen, ihre Datenhaltung in den oft komplexen Systemlandschaften neu auszurichten und gezielt zu steuern.
Das SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) dient dazu, Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Daten in SAP-Systemen zu unterstützen und bildet den vollständigen Lebenszyklus – von der Erfassung, über die Nutzung, bis zu deren anschließender Löschung – ab. Dabei nutzt das SAP ILM die bereits bekannte Technologie zur Datenarchivierung und ergänzt diese um das Retention Management zur Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien.
Hauptfunktionen von SAP Information Lifecycle Management:
- Datenarchivierung: Die Datenarchivierung im Sinne des klassischen Volumenmanagements dient dazu, ungenutzte Datensätze von der Datenbank in ein dafür geschaffenes Archivsystem zu überführen und somit die Datenbank zu entlasten und eine stetige Performance zu gewährleisten.
- Retention Management: Das Retention Management erweitert die Funktionen der Datenarchivierung und bietet Möglichkeiten zum automatisierten Sperren und Löschen von Datensätzen im SAP-System.
- Retention Warehouse: Mit dem Retention Warehouse können Daten aus Altsystemen (z.B. für Reporting) übernommen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, Altsysteme vollständig zu dekommissionieren.
Ihr Mehrwert mit SAP ILM:
- Einhaltung der DSGVO: SAP Information Lifecycle Management bietet einen automatisierten Weg, die personenbezogenen Daten rechtssicher und DSGVO-konform zu verwalten. Somit wird das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner in Ihre Prozesse erhöht.
- Archivierung von Altlasten: Trennen Sie sich von nicht mehr genutzten Datensätzen und entlasten Sie Ihre Datenbank.
- Performancegewinn und Kostenreduktion: Die Reduktion des Datenbankvolumens steigert die Performance und kann Kosten senken. Auch für eine bevorstehende Migration auf S/4HANA kann das SAP ILM für eine bereinigte Datenbasis sorgen.
- Keine zusätzliche Lizenzkosten: Die Lizenz für die Nutzung von SAP ILM ist für die Zwecke der DSGVO bereits in der ERP Lizenz enthalten. Daher kann der Funktionsumfang des Retention Management ohne zusätzliche Kosten genutzt werden. Eine Zusatzinstallation oder ein Systemupgrade sind in der Regel nicht erforderlich.
- Risikominimierung: Durch das automatisierte und regelbasierte Sperren und Löschen mittels SAP ILM minimieren Sie das Risiko von Verstößen gegen die DSGVO und der daraus resultierenden Image-Schäden und Rechtsansprüche in Form von empfindlichen Geldstrafen gegen Ihr Unternehmen.
Profitieren Sie von unserer Expertise und sprechen Sie uns an! Wir beraten und unterstützen Sie gerne bei der Realisierung Ihres Projekts zur Umsetzung und Automatisierung der technischen und organisatorischen DSGVO-Prozesse.