Branchennews, Bund, Länder, Kantone und Kommunen, Digitalisierung, Öffentlicher Sektor, Projektmanagement, Rechnungswesen und Controlling, Referenzen, SAP Invoice Management by OpenText
26. November 2018
bpc implementiert SAP Vendor Invoice Management bei der Bundesstadt Bonn

Die Bundesstadt Bonn und bpc freuen sich über einen erfolgreichen Projektstart zur Einführung der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung

Gemeinsam mit der Bundesstadt Bonn führt bpc die Lösung SAP Vendor Invoice Management by OpenText (kurz: VIM) für die digitale Rechnungseingangsverarbeitung ein. In Zusammenarbeit ermöglicht das Projektteam das Design von schlanken und gleichzeitig flexiblen Freigabeprozessen, um die Kommunikation zu vereinfachen, Transparenz über den gesamtem Bearbeitungs- und Freigabeprozess sicherzustellen und die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung zu steigern. Nach dem gelungenen Projektstart gibt das bpc-Team der Bundesstadt zunächst einen detaillierten Einblick in die Lösung. Der Auftakt verspricht bereits ein erfolgreiches Gesamtprojekt!

Die bereits mit SAP vertrauten MitarbeiterInnen der Bundesstadt Bonn arbeiten zukünftig in einem systembruchfreien Freigabeprozess. Gleichzeitig freuen sich insbesondere dezentrale MitarbeiterInnen über die Bearbeitungs- und Freigabemöglichkeiten mit SAP Fiori. Diese Webapplikation bietet ein geräteunabhängiges Arbeiten von Laptop, Tablet und Handy und vereinfacht durch seine einfache Gestaltung sämtliche Bearbeitungs- und Freigabeprozesse.

Die Stadt Bonn arbeitet seit der Einführung von SAP im Jahr 2008 mit der bpc AG im Rahmen zahlreicher Projekte erfolgreich zusammen. Nun freuen wir uns, die bpc AG auch bei der Einführung des SAP Vendor Invoice Management als kompetente Unterstützung an unserer Seite zu wissen.

Zitat: Margarete Heidler, Bundesstadt Bonn, Dezernat II / Finanzen, Stadtkämmerin (November 2018)

Die Bundesstadt Bonn legt besonderen Wert darauf, dem Thema „elektronische Rechnungseingangsverarbeitung“ frühzeitig zu begegnen und kommt damit nicht nur der gesetzlichen Vorgabe zum Stichtag 18.04.2020 nach. Bis dahin müssen alle Kommunen als subzentrale öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Bundesstadt Bonn stellt die hohe Integration des VIM in das SAP-System in den Fokus und definiert auch die Integration des Haushaltsmanagements als wesentliche Voraussetzung. Das gemeinsame Projekt erzielt die elektronische und damit medienbruchfreie Be- und Verarbeitung von Rechnungseingängen in Papierform sowie E-Rechnungen (X-Rechnung oder ZUGFeRD). Hierbei werden mehrstufige Freigabeprozesse bspw. von FI-Rechnungen und Rechnungen mit Bezug auf Mittelreservierungen ermöglicht sowie die Integration einer Budgetkontrolle sichergestellt. Zudem können zukünftig zusätzliche Dokumente im Rahmen der Freigabe hochgeladen und dem Prozess angehangen werden.

Die Projektbeteiligten wurden ideal für die Konzeptionsworkshops vorbereitet, die bereits erfolgreich abgeschlossen sind. Für den ersten Go-Live in der ersten Hälfte des Jahres 2019 wurde bereits ein Pilotbereich gewählt, für den aktuell alle Prozesse im System umgesetzt werden. Ziel ist es mit dem Pilotbetrieb die definierten Prozesse im Produktivbetrieb zu erproben und zu optimieren. Im zweiten Schritt wird dann der gesamte Rollout durchgeführt.

Das bpc VIM-Team freut sich über den erfolgreichen Projektstart und auf die weitere erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Bundesstadt Bonn!

No Comment