SAP ILM

DSGVO-konforme Nutzung mit SAP Information Lifecycle Management

Was ist SAP ILM?

SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) dient dazu, Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Daten in SAP-Systemen zu unterstützen und bildet den vollständigen Lebenszyklus – von der Erfassung, über die Nutzung, bis zu deren anschließender Löschung – ab.

Das Inkrafttreten der durch die EU vorgegebenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Verwaltung personenbezogener Daten neu auszurichten. Die neuen Vorgaben nehmen die Unternehmen stärker in die Verantwortung, sodass diese unter anderem die rechtskonforme und zweckgebundene Datenhaltung, -aufbewahrung und -verarbeitung personenbezogener Daten nachweisen müssen. In der DSGVO wurden dafür Vorgaben hinsichtlich neuer Aufbewahrungsfristen und der Zweckbindung dieser Daten geschaffen, welche Unternehmen vor die Herausforderung stellen, ihre Datenhaltung in den oft komplexen Systemlandschaften neu auszurichten und gezielt zu steuern. SAP ILM nutzt die bereits bekannte Technologie zur Datenarchivierung und ergänzt diese um das Retention Management zur Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien.

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Funktionen von SAP Information Lifecycle Management

Datenarchivierung

Die Datenarchivierung im Sinne des klassischen Volumenmanagements dient dazu, ungenutzte Datensätze von der Datenbank in ein dafür geschaffenes Archivsystem zu überführen und somit die Datenbank zu entlasten sowie eine stetige Performance zu gewährleisten.

Retention Management

Das Retention Management erweitert die Funktionen der Datenarchivierung und bietet Möglichkeiten zum automatisierten Sperren und Löschen von Datensätzen im SAP-System.

Retention Warehouse

Mit dem Retention Warehouse können Daten aus Altsystemen (z. B. für Reportings) übernommen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, Altsysteme vollständig zu dekommissionieren.

Ihre Vorteile mit SAP ILM

  • Einhaltung von DSGVO

    SAP Information Lifecycle Management bietet einen automatisierten Weg, die personenbezogenen Daten rechtssicher und DSGVO-konform zu verwalten. Somit wird das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner:innen in Ihre Prozesse erhöht.

  • Archivierung von Altlasten

    Trennen Sie sich von nicht mehr genutzten Datensätzen und entlasten Sie Ihre Datenbank. Mit SAP ILM können Daten automatisch gelöscht werden, wenn ihre Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder wenn sie nicht mehr benötigt werden.

  • Performancegewinn und Kostenreduktion

    Durch die Archivierung älterer und nicht mehr aktiver Daten können Unternehmen die Speicherkosten in ihren aktiven Systemen reduzieren.Die Reduzierung des Datenbankvolumens steigert die Performance und führt zur Kostensenkung. Denn SAP ILM entlastet die produktiven Systeme, aufgrund der Auslagerung älterer Daten in ein Archiv-System. Darüber hinaus sorgt die Lösung bei einer bevorstehenden SAP S/4HANA Migration für eine bereinigte Datenbasis.

  • Keine zusätzliche Lizenzkosten

    Die Lizenz für die Nutzung von SAP ILM ist für die Zwecke der DSGVO bereits in der ERP Lizenz enthalten. Daher kann der Funktionsumfang des Retention Managements ohne zusätzliche Kosten genutzt werden. Eine Zusatzinstallation oder ein Systemupgrade sind in der Regel nicht erforderlich.

  • Risikominimierung

    Durch das automatisierte und regelbasierte Sperren und Löschen mittels SAP ILM minimieren Sie das Risiko von Verstößen gegen die DSGVO und der daraus resultierenden Image-Schäden sowie Rechtsansprüche in Form von empfindlichen Geldstrafen gegen Ihr Unternehmen.

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Warum bpc?

Durch unsere jahrelange und branchenübergreifende SAP-Expertise verfügen wir über umfangreiche Kenntnisse mit sämtlichen SAP-Lösungen. Wir bieten Ihnen eine kompetente Beratung und Unterstützung bei der Einführung und Implementierung von SAP ILM und stellen sicher, dass Ihre technischen und organisatorischen Datenmanagementprozesse den Anforderungen der DSGVO entsprechen und effizient automatisiert werden. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Datenschutz und Compliance in Ihrer SAP-Umgebung optimal umzusetzen.

Häufig gestellte Fragen zu SAP ILM

Was ist SAP ILM?

SAP ILM steht für SAP Information Lifecycle Management und ist die Software-Lösung, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg zu unterstützen. Der Lebenszyklus von Daten umfasst verschiedene Phasen, von der Erstellung oder Erfassung bis zur Speicherung, Archivierung und schließlich der Löschung.

Wann ist SAP Information Lifecycle Management sinnvoll?

SAP Information Lifecycle Management kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn der Zugriff auf schützenswerte Daten (z. B. personenbezogene Daten) eingeschränkt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden muss. Ziel kann die gesetzliche Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder unternehmenseigener Compliance-Richtlinien sein.

Warum ist SAP Information Lifecycle Management sinvoll?

SAP Information Lifecycle Management ist vor allem für die Einhaltung und Umsetzung gesetzlicher Vorschriften konzipiert. Die Lösung ermöglicht es, Daten gemäß den gesetzlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen zu verwalten und zu löschen. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen strenge Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen gelten, um Datenschutzverletzungen zu minimieren.

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