SAP RE-FX

SAP RE-FX ermöglicht die Abbildung kaufmännischer Immobilienprozesse (Soll- und Habenstellungen).

Die Verwaltung von Vertrags- und Abrechnungsdaten sowie die Integration von Verbrauchs- und Zählerständen wird mithilfe von RE-FX möglich. Die SAP-Lösung kann automatisch Berechnungen durchführen, um die korrekten Nebenkosten auf der Grundlage der Vertragsbedingungen und der gemessenen Verbräuche zu ermitteln.

Die Immobilienlösung ermöglicht die Erfassung von Daten zu Immobilien, die in der Bilanz erfasst werden müssen. Hierbei sind Informationen zur Anschaffung, Umbau und Nutzungsdauer der Immobilie relevant. Hinsichtlich IFRS16 unterstützt die Anwendung bei der Klassifizierung und Berechnung von Leasingverträgen und -zahlungen sowie bei der Erfassung von Vermögenswerten und Verbindlichkeiten aus Leasingverträgen.

Mit SAP RE-FX können alle relevanten Informationen zu Immobilien an einem Ort gespeichert und verwaltet werden. Dazu gehören beispielsweise Informationen zur Lage, Größe, Nutzungsdauer und die Ausstattung der Immobilie. Darüber hinaus bietet die Lösung Funktionen zur Verwaltung von Mietverträgen und Flächenbelegung.

Mit SAP Immobilienmanagement wird die Verwaltung von Anlageobjekten, Mietverträgen, Vermögenswerten und Nebenkosten erleichtert. Somit können Anlagen besser überwacht und Abschreibungskosten genauer berechnet werden. Die Integration in SAP AA ermöglicht eine effektive Überwachung und Bearbeitung entsprechender Vorgänge.

Mithilfe der Immobilienlösung werden sämtliche Aspekte der Instandhaltung wie Wartungs- und Reparaturarbeiten, Aufträge, Störfälle und Instandhaltungskosten effektiv verwaltet. Durch die Integration in SAP PM können entsprechende Vorgänge überwacht und bearbeitet werden.

Die SAP Real Estate Management-Lösung ermöglicht es, die Rechnungsstellung automatisch zu erstellen. Außerdem unterstützt sie bei der Verwaltung von Zahlungen im Zusammenhang mit Mietverträgen oder anderen immobilienbezogenen Gebühren sowie bei der Verwaltung von Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung. Ebenfalls wird sie bei der Verwaltung von Kostenstellen im Zusammenhang mit Immobilien- und Facilitymanagement eingesetzt. Die Integration in SAP PSCD ermöglicht eine übersichtliche Verwaltung, Überwachung und Bearbeitung dieser Vorgänge.

Abläufe wie Vertragsmanagement, Immobilienverwaltung, Kosten- und Erlösmanagement sowie Reporting und Analyse werden durch SAP RE-FX abgebildet.

Die SAP-Lösung erfasst automatisch relevante Daten, wie z. B. Mietzahlungen, Servicegebühren und andere Kosten und generiert Rechnungen gemäß den Vertragsbedingungen. Dadurch können Unternehmen Zeit und Aufwand bei der manuellen Erstellung von Rechnungen sparen und sicherstellen, dass die Abrechnung korrekt und pünktlich erfolgt. Die automatische Generierung von Standardkorrespondenzen ermöglicht es Unternehmen, standardisierte Dokumente wie Mietverträge, Kündigungen und Mieterhöhungen effizient zu erstellen und zu versenden.

SAP RE-FX ist ein SAP Standardmodul für eine vollumfängliche Abbildung von Immobilien und deren ganzheitlicher Verwaltung. Zu den Prozessen gehören z. B. An- und Verkauf, Vermietung, Anmietung, die Nebenkostenabrechnung oder auch die Verwaltung von Flächen und Räumen. Darüber hinaus ist es vollständig in die Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, in das Controlling als auch in  die Instandhaltung integriert.

Über RE-FX können alle immobilienspezifischen Prozesse abgebildet werden. Des Weiteren ist es voll integrierbar in andere SAP Module wie z. B. das Finanzenwesen, die Instandhaltung oder auch das Controlling, sodass Schnittstellenanbindungen entfallen.

Das SAP RE-FX sollte genutzt werden, um sowohl Immobilienprozesse zu automatisieren (z. B. Nebenkostenabrechnung, Indexierung) als auch ein effizientes Immobiliencontrolling aufzubauen. Falls SAP Module bereits im Einsatz  sind, ist eine Integration in das bestehende SAP-System ohne Aufwand möglich.

Ja, das SAP RE-FX unterstützt die vollständige Abbildung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen. Über die Stammdaten Abrechnungseinheit und Teilnahmegruppe werden Mietobjekte und die zugehörigen Mietverträge in den Abrechnungsprozess eingebunden. Dabei können sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Kosten erfasst und ausgewertet werden. Individuelle Anforderungen lassen sich durch flexibel definierbare Umlageschlüssel abbilden. Zusätzlich ist die Verarbeitung der von Messdienstleistern bereitgestellten M/L-Bänder für Heiz- und Verbrauchskosten im Standardprozess integriert. Durch die integrierte Anbindung an das SAP Finanzwesen können Abrechnungsergebnisse direkt verbucht, Forderungen erzeugt und Kosten sowie Umlagen transparent ausgewertet werden.

Ja, mit SAP RE-FX lassen sich Mietanpassungen automatisiert und effizient durchführen. Unterstützt werden verschiedene Verfahren, beispielsweise auf Basis des Verbraucherpreisindex (VPI), von Mietspiegeln, Vergleichsmieten, Nebenkostenabrechnungen oder individuell definierbaren Anpassungen. Vertragliche und gesetzliche Vorgaben, wie beispielsweise Kappungsgrenzen, können dabei berücksichtigt werden, um eine rechtskonforme Durchführung sicherzustellen. Zudem lassen sich die erforderlichen Anschreiben und Mitteilungen direkt aus dem System erstellen. Dies wiederum reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Prozesssicherheit und sorgt zudem für eine transparente Dokumentation aller Mietanpassungen.

SAP RE-FX unterstützt die IFRS-16-konforme Abbildung von Leasingverhältnissen. Auf Basis der Vertragsdaten und Mietkonditionen werden Nutzungsrechte (Right-of-Use) und Leasingverbindlichkeiten automatisch ermittelt. Die Berechnung von Zinsen, Tilgungen und Abschreibungen erfolgt ebenfalls systemgestützt und nachvollziehbar. Durch die nahtlose Integration in das SAP Finanzwesen und Controlling werden die erforderlichen Buchungen direkt verarbeitet und finanzielle Auswirkungen transparent dargestellt. Somit profitieren Unternehmen von einer revisionssicheren Dokumentation, einer höheren Transparenz über ihre Vertragsbestände und einer deutlichen Reduzierung manueller Aufwände.

Mit der SAP Liegenschaftsverwaltung (LUM) können Grundstücke und Liegenschaften innerhalb von SAP RE-FX zentral verwaltet werden. Dabei lassen sich Grundbücher, Flurstücke, Eigentumsverhältnisse und öffentlich-rechtliche Informationen transparent abbilden und mit den zugehörigen Verträgen sowie Immobilienobjekten verknüpfen. Dadurch erhalten Unternehmen und öffentliche Einrichtungen einen transparenten Überblick über ihren Liegenschaftsbestand und können Prozesse wie Kauf, Verkauf, Vermietung oder Verpachtung effizient steuern.

Ja, Leerstände und Vermietungsquoten können in SAP RE-FX auf Basis der vorhandenen Vertrags-, Flächen- und Objektdaten ausgewertet werden. Entstehende Leerstände, beispielsweise aufgrund von Vertragskündigungen oder auslaufenden Mietverträgen, werden im System erfasst. Die zugehörigen Leerstandsgründe werden dabei automatisiert abgeleitet und dokumentiert. In Verbindung mit SAP Embedded Analytics lassen sich Vermietungsquoten, Leerstände und weitere Kennzahlen in Dashboards übersichtlich darstellen und analysieren. Dadurch entsteht eine fundierte Grundlage für die Steuerung und Optimierung des Immobilienbestands.

SAP RE-FX unterstützt die flexible Verwaltung von Gewerbemietverträgen. Vertragsklauseln wie Verlängerungsoptionen, Kündigungsfristen und individuelle Vereinbarungen können systemgestützt verwaltet und überwacht werden. Umsatzabhängige Mietmodelle werden auch in SAP RE-FX unterstützt. Gemeldete und testierte Umsätze werden automatisiert verarbeitet und direkt für die Mietabrechnung herangezogen. Weiterhin lassen sich umsatzsteuerliche Regelungen und Anforderungen zur Optimierung des Vorsteuerabzugs (Optionssatzmethode) im Vertragsmanagement berücksichtigen.