KI-basierte E-Mail-Automatisierung

Effiziente Serviceprozesse mit Automail

Was ist KI-basierte E-Mail-Automatisierung?

In Unternehmen und Verwaltungen gehen täglich zahlreiche Anfragen ein, viele davon per E-Mail. Enthaltene Informationen werden von Mitarbeitenden häufig manuell erfasst und in die entsprechenden SAP-Prozesse übertragen. Diese Dateneingabe bindet wertvolle Ressourcen, verlangsamt den Prozess und erhöht das Risiko von Eingabefehlern. Gleichzeitig steigen bei den Anfragenden die Erwartungen an einen schnellen, digitalen Service. Herkömmliche E-Mail-Verarbeitungssysteme stoßen hierbei an ihre Grenzen, insbesondere bei komplexen Prozessen oder einer großen Datenvielfalt.

Automail adressiert genau diese Herausforderung. Die bpc-Lösung zur E-Mail-Automatisierung nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um eingehende E-Mails automatisch zu analysieren, relevante Informationen zu extrahieren und entsprechende Prozesse in den angebundenen Systemen automatisch auszuführen. Somit wird der gesamte Workflow der E-Mail-Verarbeitung von der Eingangsanalyse bis zur Systembuchung abgedeckt – inklusive Dokumentation und Transparenz. Durch den Einsatz von KI-gestützter E-Mail Verarbeitung lassen sich repetitive Aufgaben automatisieren, Bearbeitungszeiten verkürzen, Mitarbeitende entlasten und Fehler reduzieren. Automail ermöglicht sowohl vollautomatische Dunkelverarbeitung als auch halbautomatische Szenarien mit optionaler Mitarbeiterbeteiligung. Die Lösung passt sich flexibel an bestehende Prozesse und individuelle Anforderungen an und steigert so Effizienz, Servicequalität und Zufriedenheit bei den Anfragenden. Damit ist Automail ein zentraler Baustein für moderne, KI-gestützte E-Mail-Workflow-Automatisierung in der Kommunikation nach außen.

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Funktionen von Automail

E-Mail-Analyse durch LLM-Technologie

Automail nutzt Large Language Modelle (LLM) zur intelligenten Verarbeitung eingehender E-Mails. Die generative KI erkennt den Kontext, extrahiert relevante Informationen wie Vertragsdaten, Zählerstände oder SEPA-Mandate und ordnet sie automatisch dem passenden Prozess zu. Dadurch entfällt die manuelle Datenerfassung und komplexe Anliegen werden zuverlässig identifiziert und verarbeitet.

Automatisierte Prozessausführung in SAP

Die ermittelten Informationen werden direkt in die angebundenen SAP-Systeme übertragen. Das Tool zur E-Mail-Automatisierung ist in der Lage, sowohl einfache als auch komplexe Geschäftsvorfälle, wie Abschlagsänderungen oder Stammdatenanpassungen, vollständig automatisiert zu verarbeiten. Dies ermöglicht eine Dunkelverarbeitung ohne manuellen Eingriff durch Service-Mitarbeitende.

Transparente Prozessdokumentation

Jeder Arbeitsschritt der KI wird nachvollziehbar dokumentiert. Alle erkannten Parameter, Entscheidungen sowie durchgeführten Aktionen sind im jeweiligen Ticket vermerkt und können somit im Nachgang überprüft werden. Diese Transparenz schafft Vertrauen in automatisierte Abläufe und stellt die Nachvollziehbarkeit sicher.

Flexible Automatisierungsmodi

Automail unterstützt verschiedene Betriebsmodi, von der vollständig autonomen bis zur halbautomatischen E-Mail-Verarbeitung. In der halbautomatischen Variante übernimmt die KI die gesamte Systemverbuchung, während die finale Kundenkommunikation bei Bedarf von Mitarbeitenden überprüft werden kann. Dadurch lässt sich der Automatisierungsgrad individuell an die jeweiligen organisatorischen Anforderungen anpassen.

Nahtlose Integration in CRM- und Ticketing-Systeme

Die Lösung integriert sich reibungslos in bestehende CRM-Umgebungen wie die SAP Service Cloud, SAP Customer Engagement oder vergleichbare Systeme. Automail erweitert vorhandene Workflows um eine intelligente E-Mail-Workflow-Automatisierung, sodass Informationen und Verarbeitungsdetails direkt im Ticket sichtbar sind – ohne Medienbrüche oder Systemwechsel.

Transparente Benutzeroberfläche

Neben der automatisierten E-Mail-Verarbeitung stellt das System eine moderne Oberfläche bereit, über die alle laufenden sowie abgeschlossenen Prozesse eingesehen werden. Die Übersicht unterstützt bei der Nachverfolgung, ermöglicht Qualitätskontrollen und liefert wertvolle Einblicke in die Leistungsfähigkeit KI-gestützer E-Mail-Automatisierung.

Ihre Vorteile mit E-Mail-Automatisierung

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Effiziente Serviceprozesse

Durch den Einsatz von LLM-basierten Modellen automatisiert Automail die Verarbeitung eingehender Serviceanfragen vollständig. Routineaufgaben wie das Auslesen, Erfassen und Verbuchen von E-Mail-Inhalten entfallen, wodurch Bearbeitungszeiten deutlich reduziert und Service-Teams nachhaltig entlastet werden.

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Hohe Datenqualität und geringe Fehlerquote

Die KI verarbeitet Informationen konsistent und regelbasiert, wodurch Übertragungsfehler oder Missverständnisse nahezu ausgeschlossen sind. Außerdem werden alle Schritte der KI-gestützten E-Mail-Verarbeitung transparent dokumentiert, was zu einer messbar höheren Datenqualität in den nachgelagerten SAP-Systemen führt.

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Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Die Lösung lässt sich flexibel an individuelle Unternehmensprozesse anpassen und wächst mit dem Anfragevolumen. Ob einzelne Prozessketten oder komplexe Workflows, Automail skaliert dynamisch und kann jederzeit um neue Prozesslogiken erweitert werden. Somit bleibt die E-Mail-Automatisierung auch bei steigenden Anforderungen leistungsfähig.

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Schnelle Reaktionszeit

Kund:innen profitieren von einer deutlich schnelleren Bearbeitung ihrer Anliegen, da Serviceanfragen ohne Verzögerung verarbeitet werden. Die automatisierte E-Mail-Kommunikation sorgt für zeitnahe Rückmeldungen und stärkt damit die Kundenbindung sowie das Vertrauen in den digitalen Kundenservice.

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Nahtlose Integration in bestehende Systemlandschaften

Automail integriert sich nahtlos in bestehende CRM- und Ticketing-Systeme wie die SAP Service Cloud oder SAP Customer Engagement. Die Lösung nutzt im Standard die LLM-Services der SAP BTP, kann aber auch mit externen Modellen wie Azure OpenAI verbunden werden. Auf diese Weise fügt sich die E-Mail-Automatisierung ohne zusätzlichen Integrationsaufwand in bestehende IT-Strukturen ein, sodass vorhandene Prozesse deutlich effizienter werden.

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Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Jede automatisierte Aktion wird revisionssicher dokumentiert und ist für Serviceverantwortliche jederzeit einsehbar. Das schafft Vertrauen in KI-gestützte Entscheidungen und ermöglicht eine gezielte Prozessoptimierung auf Basis realer Daten sowie Ausführungsprotokolle.

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Entlastung der Mitarbeitenden

Das System übernimmt wiederkehrende sowie zeitintensive Arbeitsschritte, sodass sich Service-Mitarbeitende stärker auf komplexe Kundenanliegen konzentrieren können. Dadurch steigen sowohl die Motivation und Zufriedenheit im Team als auch die Effizienz im Kundenservice.

Sprechen Sie mit uns

Hanna Roever

Sales Manager

+49 40 303752 0

hanna.roever@bpc.ag

Warum bpc?

bpc vereint langjährige SAP-Expertise mit umfassender Erfahrung im Bereich Künstlicher Intelligenz. Als etablierter SAP-Partner verfügen wir über tiefes Know-how in der Integration der SAP Business Technology Platform (SAP BTP) sowie im Einsatz moderner LLM-Technologien. Dadurch können wir Lösungen wie Automail nahtlos in bestehende Systemlandschaften integrieren und individuell anpassen. Mit unserer Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten im Kundenservice entwickeln wir praxisnahe Konzepte, die Effizienz, Skalierbarkeit sowie Anwenderfreundlichkeit in den Mittelpunkt stellen. Durch die Verbindung von SAP-Technologie, generativer KI sowie tiefem Branchenverständnis schafft bpc intelligente, zukunftssichere Lösungen, die Unternehmen im Kundenservice entlasten und den Weg zu einem digitalen, KI-gestützten Serviceerlebnis ebnen. Dabei legen wir besonderen Wert auf Qualität, Transparenz und nachhaltige Ergebnisse für unsere Kunden.

Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Automatisierung

Wie können Unternehmen mit der E-Mail-Automatisierung starten?

Der Einstieg in die E-Mail-Automatisierung beginnt mit der Analyse bestehender Serviceprozesse. Unternehmen identifizieren, welche Anfragen sich wiederholen und auf klaren Prozessregeln basieren. Anschließend kann Automail an vorhandene CRM- oder Ticketing-Systeme angebunden und schrittweise trainiert werden. Auch die direkte Anbindung an SAP S/4HANA ist möglich. Durch Pilotprozesse lässt sich das Potenzial der Automatisierung gezielt erproben, bevor ein vollständiger Rollout erfolgt.

Welche Software oder Tools eignen sich für die E-Mail-Automatisierung?

Für eine effiziente E-Mail-Automatisierung eignen sich Tools, die Künstliche Intelligenz und Prozessintegration miteinander kombinieren. Lösungen wie Automail ermöglichen eine automatisierte E-Mail-Verarbeitung auf Basis von Large Language Models (LLMs) und lassen sich nahtlos in SAP-Systeme integrieren, beispielsweise über die SAP Business Technology Platform (SAP BTP). Alternativ können auch externe LLMs wie z. B. Azure OpenAI, angebunden werden, um individuelle Anforderungen flexibel umzusetzen.

Wie kann ich automatisierte E-Mails mit bestehenden Systemen integrieren?

Automail lässt sich nahtlos in vorhandene CRM-, Ticketing- und ERP-Systeme (z. B. SAP S/4HANA) integrieren. Über standardisierte Schnittstellen oder API-basierte Anbindungen werden Daten automatisch übertragen und Prozesse direkt in den Zielsystemen ausgeführt. Somit können Unternehmen ihre bestehende Infrastruktur beibehalten und gleichzeitig von moderner E-Mail-Workflow-Automatisierung profitieren.

Wie funktioniert die E-Mail-Verarbeitung mit künstlicher Intelligenz?

Die Verarbeitung basiert auf generativer KI (GenAI) unter Einsatz von Large Language Models (LLMs). Diese Modelle klassifizieren eingehende E-Mails, extrahieren relevante Informationen und initiieren automatisch die passenden Folgeprozesse. Die KI arbeitet dabei regelbasiert und kontextsensitiv, um sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten zuverlässig zu verarbeiten. Sämtliche Verarbeitungsschritte werden transparent dokumentiert und nachvollziehbar im System abgebildet.