Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc

Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist der konfigurierbare Workflow auf Basis der Workflow App by bpc, der als Teil eines ganzheitlichen Workflow Managements einen durchgängigen digitalen Rechnungsworkflow ermöglicht.

Die erfassten und freigegebenen Daten werden automatisiert in eine SAP FI-Debitorenrechnung oder SAP PSCD-Anordnung überführt und bilden damit die Grundlage für eine integrierte Verarbeitung jeder SAP Rechnung im Rahmen der digitalen Rechnungsverarbeitung. Die Lösung stellt sicher, dass alle buchungsrelevanten Informationen korrekt und vollständig verarbeitet werden. Dadurch wird eine revisionssichere und standardkonforme Verbuchung gewährleistet.

Für jede Rechnung wird eine Vorschau als gekennzeichnetes PDF bereitgestellt, die allen Prozessbeteiligten zugänglich ist. Die finale Rechnung wird über individuell gestaltbare Adobe-Formulare erzeugt, die sowohl Buchungsdaten als auch Zusatzinformationen aus der Produktdatenhaltung enthalten. Dies ermöglicht eine CI-konforme und inhaltlich vollständige Darstellung und unterstützt gleichzeitig Anforderungen an die SAP elektronische Rechnung bzw. SAP E-Rechnung.

Die Lösung unterstützt verschiedene Versandwege für Rechnungen, darunter postalischer Versand, E-Mail-Versand sowie die perspektivische Übermittlung als SAP XRechnung unter Einbindung von SAP DRC und SAP DRC E-Invoicing. Die Auswahl des Versandwegs erfolgt flexibel, z. B. abhängig von den Einstellungen des Debitors. Dadurch wird eine hohe Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Anforderungen gewährleistet.

Erzeugte Rechnungen werden automatisch im Archivsystem abgelegt. Dies gilt sowohl für PDF-Dokumente als auch für versendete XRechnungen. Die Archivierung stellt sicher, dass alle Dokumente im Rahmen einer revisionssicheren digitalen Rechnungsverarbeitung jederzeit nachvollziehbar verfügbar sind.

Während der Erfassung und Verarbeitung prüft die Lösung Daten direkt im SAP-System, beispielsweise über Funktionsbausteine und BAPIs. Somit können fehlerhafte oder unvollständige Eingaben frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Dies unterstützt eine automatisierte SAP-Rechnungsprüfung bereits während der Erfassung, erhöht die Prozesssicherheit und reduziert Nacharbeiten.

Die AR Workflow Suite by bpc bietet die Möglichkeit, mehrere Rechnungen gleichzeitig zu erfassen und zu verarbeiten. Dies ist insbesondere für große Datenmengen oder standardisierte Abrechnungsprozesse relevant, wie sie sowohl in der Ausgangs- als auch in der Eingangsrechnung auftreten. Der Massenupload trägt somit wesentlich zur Effizienzsteigerung bei.

Die AR Workflow Suite by bpc ist eine vollständig in SAP integrierte Lösung zur digitalen Abbildung des Ausgangsrechnungsprozesses. Sie unterstützt die Erfassung, Prüfung, Freigabe, Verbuchung und den Versand von Rechnungen in einem durchgängigen Workflow. Ziel ist es, Prozesse effizienter, transparenter und revisionssicher zu gestalten.

XRechnungen werden in SAP typischerweise über das Add-on SAP Document Compliance erzeugt. Dabei werden die Daten aus dem FI-Beleg strukturiert aufbereitet und im standardisierten XML-Format bereitgestellt. Der Versand kann anschließend automatisiert, z. B. über das Peppol-Netzwerk, erfolgen.

Die Lösung ermöglicht die Erfassung von Rechnungen über eine SAP Fiori App und steuert den gesamten Prozess über einen Freigabeworkflow, beispielsweise als 4-Augen-Prinzip. Genehmiger werden automatisch ermittelt und alle Beteiligten erhalten Zugriff auf eine Rechnungsvorschau als PDF. Nach Freigabe erfolgt die automatische Verbuchung sowie der Versand der Rechnung.

Eine Ausgangsrechnung wird von einem Unternehmen oder einer Organisation an einen Kunden gestellt und dokumentiert eine Forderung (Debitor). Eine Eingangsrechnung hingegen empfängt ein Unternehmen von dessen Lieferanten und stellt eine Verbindlichkeit dar (Kreditor). In SAP werden beide Prozesse getrennt abgebildet und verarbeitet: über die Module Debitorenbuchhaltung (SAP FI-AR) für Ausgangsrechnungen und Kreditorenbuchhaltung (SAP FI-AP) für Eingangsrechnungen.

Ein digitaler Rechnungsworkflow sorgt für mehr Transparenz, schnellere Bearbeitung und eine revisionssichere Dokumentation. Gerade in öffentlichen Verwaltungen mit dezentralen Strukturen ermöglicht er klare Zuständigkeiten und standardisierte Prozesse. Zudem unterstützt er die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie z. B. zur XRechnung.