Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc
Workflowgestützte Ausgangsrechnungsprozesse in SAP
Was ist das?
Funktionen
Vorteile
Kontakt
Warum bpc
FAQ
Was ist die Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc?
Die Ausgangsrechnung Workflow (AR) Suite by bpc ist eine vollständig in SAP integrierte Lösung zur digitalen Abbildung des Ausgangsrechnungsprozesses auf Basis von SAP FI-AR oder SAP PSCD. Sie unterstützt den gesamten Prozess der Ausgangsrechnung von der dezentralen Erfassung über Freigabe und Verbuchung bis hin zur Erstellung und dem Versand von Rechnungen, einschließlich E-Mail und XRechnung. Der integrierte Rechnungsworkflow ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsvorgängen. Dadurch werden Prozesse beschleunigt sowie Datenqualität und Transparenz deutlich erhöht. Gleichzeitig lassen sich auch komplexe Genehmigungsprozesse mithilfe eines Rechnungsworkflows effizient und revisionssicher abbilden.
Die Lösung gewinnt insbesondere vor dem Hintergrund der fortschreitenden Digitalisierung im öffentlichen Sektor sowie steigender Anforderungen an integrierte, effiziente und compliance-konforme Finanzprozesse zunehmend an Bedeutung. Durch die Kompatibilität der AR Workflow Suite mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) kann die Pflicht zur Erstellung von elektronischen Rechnungen erfüllt werden.
Im Überblick umfasst die Suite SAP Fiori-basierte Erfassungsoberflächen, einen flexiblen Rechnungsworkflow, die nahtlose Integration in SAP FI oder SAP PSCD sowie Funktionen für Dokumentenerstellung, Versand und Archivierung. Ziel ist ein effizienter, transparenter und zukunftssicherer Prozess für die Ausgangsrechnung.
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Funktionen der AR Workflow Suite by bpc
Flexibler Freigabe- und Vervollständigungsworkflow
Ein zentraler Bestandteil der Lösung ist der konfigurierbare Workflow auf Basis der Workflow App by bpc, der als Teil eines ganzheitlichen Workflow Managements einen durchgängigen digitalen Rechnungsworkflow ermöglicht.
Integration in SAP FI-AR (Debitorenbuchhaltung) und SAP PSCD
Die erfassten und freigegebenen Daten werden automatisiert in eine SAP FI-Debitorenrechnung oder SAP PSCD-Anordnung überführt und bilden damit die Grundlage für eine integrierte Verarbeitung jeder SAP Rechnung im Rahmen der digitalen Rechnungsverarbeitung. Die Lösung stellt sicher, dass alle buchungsrelevanten Informationen korrekt und vollständig verarbeitet werden. Dadurch wird eine revisionssichere und standardkonforme Verbuchung gewährleistet.
Rechnungsvorschau und PDF-Erstellung
Rechnungsversand über mehrere Kanäle
Archivierung von Rechnungsdokumenten
Datenvalidierung und SAP-Integration in Echtzeit
Während der Erfassung und Verarbeitung prüft die Lösung Daten direkt im SAP-System, beispielsweise über Funktionsbausteine und BAPIs. Somit können fehlerhafte oder unvollständige Eingaben frühzeitig erkannt und korrigiert werden. Dies unterstützt eine automatisierte SAP-Rechnungsprüfung bereits während der Erfassung, erhöht die Prozesssicherheit und reduziert Nacharbeiten.
Massenupload von Rechnungen
Ihre Vorteile mit der Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc
Effiziente und schnelle Rechnungsprozesse
Die Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc ermöglicht effiziente Prozessabläufe, da alle Schritte im Rahmen eines durchgängigen digitalen Rechnungsworkflows sowie einer integrierten digitalen Rechnungsverarbeitung nahtlos in SAP abgebildet sind. Medienbrüche und manuelle Zwischenschritte entfallen. Dadurch werden Durchlaufzeiten reduziert und operative Aufwände verringert.
Höhere Datenqualität und weniger Fehler
Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Prozess
Optimale Unterstützung komplexer Genehmigungsstrukturen
Mehrstufige und dezentrale Freigabeprozesse lassen sich flexibel abbilden. Genehmigungsworkflows können im Sinne eines strukturierten Management Workflows an die jeweilige Organisationsstruktur angepasst werden. Dadurch wird eine koordinierte Einbindung aller relevanten Beteiligten ermöglicht.
Nahtlose Integration in bestehende SAP-Landschaft
Da die AR Workflow Suite vollständig in SAP integriert ist, bleibt die Systemlandschaft konsistent und wartungsarm. Schnittstellen werden reduziert und eine zentrale Datenbasis sichergestellt. Gleichzeitig werden Prozesse der SAP elektronischen Rechnung bzw. SAP E-Rechnung unterstützt, einschließlich der Verarbeitung von SAP XRechnung im Kontext von SAP DRC und SAP DRC E-Invoicing. Bestehende SAP-Funktionalitäten können weiterhin genutzt werden.
Flexible und zukunftssichere Versandoptionen
Revisionssichere Archivierung und Compliance
Alle Rechnungsdokumente werden automatisch archiviert und stehen nachvollziehbar zur Verfügung. Dies unterstützt die Einhaltung gesetzlicher sowie interner Vorgaben und erleichtert die Vorbereitung auf Audits.
Skalierbarkeit und Effizienz durch Massenupload
Die automatisierte Verarbeitung großer Rechnungsvolumina ermöglicht eine effiziente Abwicklung, insbesondere bei wiederkehrenden oder standardisierten Prozessen. Die Lösung ist skalierbar ausgelegt und unterstützt auch hohe Volumina an Ausgangsrechnungen.
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Warum bpc?
Die Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc beweist bei unseren Kunden ihre zuverlässige Funktionsweise auch in komplexen, dezentralen Strukturen. Sie optimiert Rechnungsprozesse durchgängig durch Digitalisierung, steigert Datenqualität und Effizienz und überzeugt mit intuitiver Bedienung, flexiblen Workflows sowie nahtloser SAP-Integration für maximale Transparenz. Diese Leistungsfähigkeit basiert auf der tiefgehenden SAP-Expertise von bpc, kombiniert mit einem ausgeprägten Prozessverständnis und umfangreicher Projekterfahrung. Somit entstehen skalierbare, praxiserprobte Lösungen, die sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen lassen und gleichzeitig hohe Standards in Bezug auf Compliance und Zukunftssicherheit erfüllen.
Häufig gestellte Fragen zur Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc
Was ist die Ausgangsrechnung Workflow Suite by bpc?
Wie werden XRechnungen in SAP erzeugt?
Wie funktioniert die AR Workflow Suite by bpc?
Die Lösung ermöglicht die Erfassung von Rechnungen über eine SAP Fiori App und steuert den gesamten Prozess über einen Freigabeworkflow, beispielsweise als 4-Augen-Prinzip. Genehmiger werden automatisch ermittelt und alle Beteiligten erhalten Zugriff auf eine Rechnungsvorschau als PDF. Nach Freigabe erfolgt die automatische Verbuchung sowie der Versand der Rechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung?
Eine Ausgangsrechnung wird von einem Unternehmen oder einer Organisation an einen Kunden gestellt und dokumentiert eine Forderung (Debitor). Eine Eingangsrechnung hingegen empfängt ein Unternehmen von dessen Lieferanten und stellt eine Verbindlichkeit dar (Kreditor). In SAP werden beide Prozesse getrennt abgebildet und verarbeitet: über die Module Debitorenbuchhaltung (SAP FI-AR) für Ausgangsrechnungen und Kreditorenbuchhaltung (SAP FI-AP) für Eingangsrechnungen.