Fünf Go-lives zum Jahreswechsel: Digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung
Ein Meilenstein für digitale Transformation!
Zum Jahreswechsel wurden fünf umfangreiche SAP-Transformationsprojekte bei Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung, dem Hochschulumfeld sowie der Sozialwirtschaft erfolgreich produktiv gesetzt. Trotz unterschiedlicher Ausgangssituationen verband alle Vorhaben ein gemeinsames Ziel: die nachhaltige Modernisierung gewachsener ERP-Landschaften und der Aufbau zukunftsfähiger, standardnaher SAP S/4HANA-Architekturen.
Herausforderungen im Public Sector: Zwischen Regulatorik und Modernisierungsdruck
Viele Organisationen im Public Sector stehen vor der Herausforderung, dass ihre Systemlandschaften historisch gewachsen sind, individuelle Prozesslogiken bestehen und hohe regulatorische Anforderungen erfüllt werden müssen, während gleichzeitig der Digitalisierungsdruck steigt. Hinzu kommt ein enges Zeitfenster. Der Jahreswechsel ist im öffentlichen Umfeld nicht nur ein symbolischer Stichtag, sondern fachlich und haushaltsrechtlich besonders sensibel. Ein Go-live zu diesem Zeitpunkt erfordert somit Stabilität und Planungssicherheit.
Was wurde umgesetzt?
In den fünf Projekten wurden unterschiedliche Transformationsstrategien gewählt und implementiert:
- Einführung von SAP S/4HANA On-Premise in zwei großen Kommunen in NRW
- Migration auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition bei einem sozialwirtschaftlichen Träger
- SAP S/4HANA-Umstellung sowohl im Greenfield- als auch im Brownfield-Ansatz mithilfe moderner Verfahren wie Selective Data Transition (SDT)
Ergänzt wurden die Kernsysteme unter anderem durch die SAP Integration Suite zur Anbindung von Fachverfahren sowie SAP Analytics Cloud (SAC) für Planung und Reporting. Prozesse in Finanzwesen, Controlling, Planung und Budgetierung, Beschaffung sowie Anlagenbuchhaltung wurden auf Basis unseres bewährten SAP S/4HANA Templates für Kommunen umgesetzt. Ein zentrales Leitprinzip war dabei die konsequente Orientierung am SAP-Standard, um die strukturelle Komplexität zu reduzieren und langfristige Wartbarkeit zu schaffen.
Neben der technischen Transformation wurde die Prozessdigitalisierung gezielt vorangetrieben, etwa durch SAP Fiori-basierte Anwendungen und bpc-eigene Lösungen wie die Workflow App, Haushaltsplan App oder MV Suite by bpc.
Unsere Erfolgsfaktoren für einen erfolgreichen Go-live
- Frühzeitige Klärung des Zielbildes und klare Entscheidungsstrukturen
- Strukturierte Datenmigration, u. a. mithilfe moderner Transition-Ansätze
- Umfassendes Testmanagement mit fachlicher Einbindung der Organisation
- Gezielte Schulungs- und Change-Maßnahmen
- Eng begleitete Go-live- und Hypercare-Phasen
Vom Go-live zur stabilen Plattform
Mit den erfolgreichen Produktivsetzungen wurden nicht nur Altsysteme abgelöst. Es entstanden integrierte Systemlandschaften mit klarer Governance-Struktur, höherer Transparenz und verbesserter Steuerungsfähigkeit. Standardisierte Prozesse schaffen nun die Grundlage für effizientere Abläufe, konsistente Datenmodelle erhöhen die Qualität von Planung sowie Reporting und cloudbasierte Architekturen ermöglichen eine kontinuierliche Weiterentwicklung im Rahmen klar definierter Release-Zyklen.
Die fünf Go-lives zum Jahreswechsel zeigen, dass komplexe Transformationen in der öffentlichen Verwaltung unter anspruchsvollen Rahmenbedingungen erfolgreich umgesetzt werden können, wenn Architektur, Methodik sowie partnerschaftliche Zusammenarbeit konsequent aufeinander abgestimmt sind.
Ausblick und Weiterentwicklung
Mit den erfolgreichen Produktivsetzungen ist die Transformation nicht abgeschlossen, sondern strukturell vorbereitet. Die Plattformen sind stabil, Support- und Steuerungsstrukturen etabliert. Auf dieser Basis können weitere Digitalisierungsschritte, wie zum Beispiel Automatisierungen, vertiefte Prozessintegrationen oder datengetriebene Steuerungsmodelle, gezielt umgesetzt werden. Weitere Einblicke in einzelne Projektansätze, Architekturentscheidungen und Umsetzungserfahrungen folgen in unseren Success Stories.