Eine digitale Eingangsrechnungslösung für das Niedersächsische Hochschulreferenzmodell für SAP

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bpc SAP VIM CCC SAP Invoice Management by OpenText

Nicht erst seit der zunehmenden Etablierung von digitalen Rechnungsformaten in öffentlichen Einrichtungen wie XRechnung und ZUGFeRD bietet die Digitalisierung von Eingangsrechnungsprozessen einen großen Mehrwert. Flexible und nutzerfreundliche Freigabeprozesse, vereinfachte Kommunikation sowie gesteigerte Transparenz und Effizienz sind nur einige der damit verbundenen Nutzenpotenziale.

Das Niedersächsische Hochschulkompetenzzentrum für SAP (CCC) an der Leibniz Universität Hannover hat sich gemeinsam mit bpc auf den Weg gemacht, diese Potenziale zu nutzen. Dabei wurde das Niedersächsische Hochschulreferenzmodell, eine gemeinsame SAP-Referenzlösung für insgesamt 15 Hochschulen, um vollständig digitalisierte Eingangsrechnungsprozesse erweitert, die mithilfe der Lösung SAP Invoice Management by OpenText (kurz: SAP VIM) abgebildet werden.

Unabhängig davon, ob die Rechnungen klassisch papierbasiert per Post, als Dokumentenanhänge per E-Mail oder in einem vollständig maschinenlesbaren Format wie XRechnung eingehen, fließen nun alle Rechnungen in den einheitlichen Bearbeitungsprozess ein. Dieser umfasst neben zentralen buchhalterischen Prüfungen auch ausgefeilte dezentrale Kontierungs- und Freigabeszenarien. Letztere werden der Anwendung in der modernen webbasierten Oberfläche SAP Fiori zugänglich gemacht, welche die Informationen übersichtlich darstellt.

Die besondere Projekt-Herausforderung lag darin, im Niedersächsischen Hochschulreferenzmodell eine Eingangsrechnungslösung umzusetzen, die flexibel genug ist, um die Anforderungen aller 15 Hochschulen, die sie im Rahmen des Hochschulverbundes einsetzen möchten, abbilden zu können, ohne die positiven Skaleneffekte und Effizienzgewinne einer gemeinsamen Referenzlösung zu gefährden. Dieser Zielkonflikt wurde durch die geschickte Kombination parametrisierbarer Lösungsbausteine aufgelöst, die je nach Hochschule unterschiedlich ausgesteuert werden können. Somit ist beispielsweise an einer Hochschule ein einfacher einstufiger Rechnungsfreigabeprozess einsetzbar, während sich eine andere Hochschule für einen komplexen mehrstufigen Prozess entscheiden kann.

Wir freuen uns gemeinsam mit dem CCC Niedersachsen über die gelungene Implementierung des SAP VIM im Niedersächsischen Hochschulreferenzmodell und sind nun gespannt auf den bereits begonnenen Roll-Out sowie die Produktivsetzung der ersten Hochschulen, welche die auf ihre spezifischen Bedürfnisse hin ausgerichtete Referenzlösung einsetzen!

Gerne bringen wir unsere Expertise auch bei Ihnen ein. Sprechen Sie uns an!