Intelligent Invoice Management mit KI
Smarte Verarbeitung von Rechnungen mit SAP & Künstlicher IntelligenzWas ist Intelligent Invoice Management mit KI?
Die Verbindung von Intelligent Invoice Management und Künstliche Intelligenz (KI) bietet Unternehmen eine transformative Möglichkeit zur Verbesserung ihrer Rechnungsverarbeitung. Von optimierten Workflows, gesteigerter Präzision bis hin zu erkenntnisgesteuerten Entscheidungen ermöglicht SAP Invoice Management viele Anknüpfungspunkte, um KI zum Einsatz zu bringen. Künstliche Intelligenz in der optischen Zeichenerkennung (OCR) steht im Zentrum jeder Lösung für Invoice Management in SAP. Trotz digitaler Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD stellen herkömmliche Rechnungsformulare in den meisten Organisationen den Großteil der eingehenden Rechnungen dar. Ein KI-gesteuertes OCR-Verfahren extrahiert automatisch relevante Daten aus Rechnungsdokumenten und eliminiert die Notwendigkeit manueller Dateneingabe, sodass menschliche Fehler reduziert, die Datenpräzision erhöht und die Rechnungsverarbeitung beschleunigt werden. Neben der verbesserten Steuerung der Rechnungsverarbeitung, automatisiert eine KI-Integration Rechnungsrouten sowie Genehmigungsworkflows. KI-Algorithmen analysieren historische Daten, um optimale Genehmigungswege basierend auf Abteilungspräferenzen, Rechnungsbeträgen und Dringlichkeit vorzuschlagen, Engpässe zu minimieren sowie den Entscheidungsprozess zu beschleunigen.
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt suchen Organisationen nach innovativen Lösungen, um Effizienz und Präzision in ihren Abläufen zu steigern. Die schnelle und genaue Verarbeitung eingehender Rechnungen wird als Kernprozess mit höchster Priorität verfolgt. Durch Machine Learning können Algorithmen Auffälligkeiten wie falsche Preise, fehlende Informationen oder doppelte Rechnungen kennzeichnen. Dieser automatisierte Validierungsprozess stellt sicher, dass nur genaue und konforme Rechnungen für die weitere Verarbeitung zugelassen werden. Mithilfe der automatisierten Erfassung, Verarbeitung sowie Verwaltung von digitalisierten Rechnungsdokumenten reduzieren Organisationen Fehler, beschleunigen Freigaben und gewinnen wertvolle Erkenntnisse aus ihren finanziellen Daten. Zudem können Unternehmen auf Grundlage der Analyse von Rechnungstrends, Zahlungsbedingungen und Lieferantenverhalten bessere Konditionen aushandeln, den Cashflow optimieren sowie potenzielle Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren, wodurch die Transparenz und das Kostenmanagement verbessert werden.
Das KI-gesteuerte Rechnungsmanagement-System integriert sich nahtlos in das SAP-System, womit ein vereintes und zusammenhängendes Finanzsystem bereitgestellt wird. Die Integration gewährleistet die Echtzeitsynchronisierung von Daten zwischen der Rechnungsmanagementplattform sowie den Finanzmodulen von SAP, sodass eine höhere Datenpräzision und finanzielle Transparenz sichergestellt wird.
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Funktionen von KI-gestütztem Invoice Management
Intelligent Capture for SAP Solutions
SAP Invoice Management by OpenText nutzt KI-gesteuerte optische Zeichenerkennung (OCR), um relevante Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge sowie Datumsangaben aus eingehenden Dokumenten automatisch zu extrahieren. Dies minimiert manuelle Aufwände und beschleunigt die Verarbeitung von Rechnungen.
Intelligente Anreicherung
Die KI-Funktion erkennt sowohl Kontext als auch Muster in Rechnungen, um Felder wie Lieferantenname sowie -adresse zu identifizieren. Zudem validiert sie die extrahierten Daten anhand von Geschäftsregeln und vergleicht diese mit hinterlegten Informationen, um Unstimmigkeiten zu erkennen, bevor die Rechnung weiterverarbeitet wird.
Smart-Coding
Basierend auf Vergangenheitsdaten kann das System durch KI die Kontierung neuer Rechnungen vorschlagen. Das System schlägt wahrscheinliche Kombinationen vor, wodurch Mitarbeitenden die Zuordnung erleichtert wird.
Ihre Vorteile von Intelligent Invoice Management mit KI
Effizienzsteigerung
Die Kombination von KI-gestützter Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP Invoice Management by OpenText beschleunigt den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung. Künstliche Intelligenz extrahiert automatisch Daten aus Rechnungen, beschleunigt Genehmigungen und reduziert manuellen Aufwand, sodass eine effizientere Durchlaufzeit erreicht wird.
Fehlerreduktion
Die KI-basierte Erkennung und Validierung von Rechnungsdaten minimiert menschliche Fehler. Automatisierte Validierungsprozesse stellen sicher, dass Rechnungen korrekt verarbeitet werden, wodurch Fehlallokationen sowie unnötige Korrekturen vermieden werden.
Kostenersparnis
Durch reduzierte manuelle Arbeit sowie geringere Fehlerkorrekturen führt die Automatisierung zu Kosteneinsparungen. Dabei beschleunigt die optimierte Bearbeitung den Rechnungsdurchlauf, um wiederum frühere Zahlungen Skonti ermöglichen.
Transparenz und Compliance
Die Integration von KI-gestützter Eingangsrechnungsverarbeitung mit SAP Invoice Management by OpenText schafft eine transparente sowie auditierbare Rechnungsverarbeitung. Alle Schritte werden verfolgt, dokumentiert und sind nachvollziehbar. Dies trägt zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien sowie -vorschriften bei und erhöht die finanzielle Transparenz im gesamten Prozess.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist Intelligent Invoice Management?
Intelligent Invoice Management nutzt Künstliche Intelligenz zur Automatisierung des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses, von der Erfassung bis zur Buchung. Somit werden manuelle Aufgaben minimiert und die Effizienz gesteigert.
Warum wird eine Intelligent Invoice Management Software benötigt?
Die Software reduziert Fehler, beschleunigt Genehmigungen, fördert Compliance und erhöht Transparenz. Künstliche Intelligenz unterstützt dabei, Daten automatisch aus Rechnungen zu extrahieren, Mitarbeitende zu entlasten und Abläufe zu optimieren.
Wann ist ein Intelligent Invoice Management System sinnvoll?
Das System eignet sich für Unternehmen mit vielen Rechnungen. Bei hohem Rechnungsaufkommen sowie manuellen Prozessen steigert es die Effizienz und verbessert sowohl Ausgaben- als auch Kostenkontrolle, besonders durch die Integration in SAP-Systeme.
