Was ist SAP Archivierung?
Die klassische SAP Archivierung bietet vor der Conversion auf SAP S/4HANA die Chance, die SAP-Datenbank von nicht mehr benötigten Stammdaten zu bereinigen, Einträge aus den Datenbanktabellen zu entfernen und Konvertierungslaufzeiten zu vermindern. Dadurch wird der initiale Datenbestand auf dem S/4HANA-System (und somit die Hardwareanforderungen) klein gehalten. Der Vorgang ist vor allem in Hinblick auf das zunehmend wachsende Datenvolumen in SAP-Systemen relevant. Gleichzeitig sind fachliche Anforderungen von Archivierungsvorhaben zu beachten ebenso wie die Löschung von Altdaten aus Tabellen, die nicht ohne Weiteres möglich ist. Die Altdaten-Archivierung knüpft an diese Herausforderungen an und ermöglicht eine Reduzierung von Speicherplatz- und Laufzeitproblemen, eine erleichterte Administration von (Stamm-) Datenbeständen und die Einhaltung gesetzlicher Datenhaltungsvorschriften. Gleichzeitig werden Vorgaben der Archivierungspflicht berücksichtigt und Aufbewahrungsfristen eingehalten. Durch die Archivierung von Daten und Dokumenten in ArchiveLink-zertifizierte Dokumentenmanagement-Systeme ist die Datensicherheit gewährleistet.
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Funktionen der Archivierung mit SAP
Vordefinierte Archivierungsobjekte
Von SAP ausgelieferte Archivierungsobjekte legen fest, welche Datenbanktabellen gebündelt betrachtet und archiviert werden müssen, um ein betriebswirtschaftlich abgeschlossenes Objekt zu erhalten. Das können beispielsweise FI-Belege, aber auch technische Objekte wie Workflows sein.
Zertifizierte Ablagesysteme
Für die Einrichtung des Content Repositories zur Ablage der archivierten Daten und Dokumente können unterschiedliche Ablagesysteme verwendet werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Ablagesystem über eine zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle verfügt.
Zugriff auf archivierte Daten aus Standardtransaktionen
Für den Zugriff auf die archivierten Daten steht nicht nur das in SAP integrierte Archivinformationssystem zur Verfügung. Ein Großteil der in SAP bereitgestellten Standardtransaktionen und SAP Fiori Apps erlauben den Zugriff auf archivierte Daten.
Ihre Vorteile von SAP Archivierung
Datenbereinigung
Die Archivierung ermöglicht es, veraltete oder redundante Daten zu entfernen, sodass die Datenqualität erhöht wird. Dies hat eine bessere Übersicht und bereinigte Suchhilfen zur Folge. Bei einer Konvertierung auf SAP S/4HANA kann der Fokus auf die relevanten sowie aktuellen Daten gelegt werden, um zu einer besseren System-Übersicht zu führen.
Performancegewinn und Kostenreduktion
Durch die reduzierten Datenbestände werden Antwortzeiten von Abfragen sowie Transaktionen im System verkürzt. Durch die Archivierung werden weniger Daten im aktiven System vorgehalten, wodurch geringere Speicherkosten entstehen.
Vereinfachte Systemmigration auf SAP S/4HANA
Durch die Datenarchivierung wird das Risiko von Dateninkonsistenzen und -problemen während der Konvertierung reduziert, da aufgrund der reduzierten Datenbestände weniger Daten im Rahmen der Migration auf SAP S/4HANA übertragen werden müssen. Dadurch werden die Komplexität der Migration und die Fehleranfälligkeit verringert.
Rechtliche Compliance
Die Archivierung trägt dazu bei, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten, indem sie historische Daten sicher speichert, ohne dass diese im aktiven SAP-System gespeichert sein müssen.
Keine zusätzlichen Lizenzkosten
Die Lizenz für die Nutzung der klassischen Archivierung ist bereits in der ERP-Lizenz enthalten.
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Häufig gestellte Fragen
Welche Archivierungssysteme gibt es in SAP?
Neben der klassischen Archivierung kann auch noch SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) genutzt werden. Die klassische Archivierung konzentriert sich hauptsächlich auf die Speicheroptimierung und Leistungsverbesserung des SAP-Systems, während ILM einen umfassenderen Ansatz verfolgt, Datenmanagement im gesamten Lebenszyklus zu betrachten. Mithilfe von SAP ILM wird auch die Zerstörung der Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen unter Berücksichtigung der DSGVO aus dem SAP-System heraus ermöglicht.
Was ist SAP Archivierung?
Mit der Archivierung mit SAP werden Daten aus dem SAP-System in Archivierungsdateien geschrieben und auf einem externen Speichermedium abgelegt. Die Daten werden anschließend aus der SAP-Datenbank gelöscht, sodass der Speicherort der Daten sich ändert.
Wann gilt SAP Archivierungspflicht?
Je nach Branche gibt es bestimmte Aufbewahrungspflichten. Durch die SAP Datenarchivierung werden diese Aufbewahrungspflichten durch die Verlagerung von Daten in ein Archivsystem bei gleichzeitiger Datenbereinigung im SAP-System erfüllt.
Wie sieht der SAP Datenarchivierungsprozess aus?
Zunächst werden die Daten analysiert und anschließend festgelegt, welche davon archiviert werden sollen. Die dafür erforderlichen Archivierungsobjekte werden konfiguriert und das Datenarchivierungssystem wird aufgebaut. Anschließend werden die Daten, sofern erforderlich, mit Archivierungskennzeichen versehen. Im Rahmen der Durchführung der Archivierung ermittelt das SAP-System basierend auf Customizing sowie Abhängigkeiten im System, welche Daten archiviert werden können. Die Daten werden in Archivdateien geschrieben und abgelegt. Nach der erfolgreichen Ablage werden die archivierten Daten per Löschlauf aus dem SAP-System entfernt. Sowohl über das Archivsystem als auch über SAP-Standardtransaktionen besteht im Anschluss die Möglichkeit, auf die Daten aus dem Archiv zuzugreifen.
