bpc implementiert SAP VIM bei der Bundesstadt Bonn

Die Bundesstadt Bonn und bpc freuen sich über die Einführung der digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung SAP VIM!

Gemeinsam mit der Bundesstadt Bonn führt bpc die Lösung SAP Invoice Management by OpenText (SAP VIM) für die digitale Rechnungseingangsverarbeitung ein. In Zusammenarbeit ermöglicht das Projektteam das Design von schlanken und gleichzeitig flexiblen Freigabeprozessen, um die Kommunikation zu vereinfachen, Transparenz über den gesamtem Bearbeitungs- und Freigabeprozess sicherzustellen und die Effizienz der Rechnungseingangsbearbeitung zu steigern. Nach dem gelungenen Projektstart gibt das bpc-Team der Bundesstadt zunächst einen detaillierten Einblick in die Lösung. Der Auftakt verspricht bereits ein erfolgreiches Gesamtprojekt!

Die bereits mit SAP vertrauten Mitarbeitenden der Bundesstadt Bonn arbeiten zukünftig in einem systembruchfreien Freigabeprozess. Gleichzeitig freuen sich insbesondere dezentrale Mitarbeitende über die Bearbeitungs- und Freigabemöglichkeiten mit SAP Fiori. Diese Webapplikation bietet ein geräteunabhängiges Arbeiten von Laptop, Tablet und Handy und vereinfacht durch seine einfache Gestaltung sämtliche Bearbeitungs- und Freigabeprozesse.

Die Bundesstadt Bonn legt besonderen Wert darauf, dem Thema „elektronische Rechnungseingangsverarbeitung“ frühzeitig zu begegnen und kommt damit nicht nur der gesetzlichen Vorgabe zum Stichtag 18.04.2020 nach. Bis dahin müssen alle Kommunen als subzentrale öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Bundesstadt Bonn stellt die hohe Integration des SAP VIM in das SAP-System in den Fokus und definiert auch die Integration des Haushaltsmanagements als wesentliche Voraussetzung. Das gemeinsame Projekt erzielt die elektronische und damit medienbruchfreie Be- und Verarbeitung von Rechnungseingängen in Papierform sowie E-Rechnungen (X-Rechnung oder ZUGFeRD). Hierbei werden mehrstufige Freigabeprozesse bspw. von FI-Rechnungen und Rechnungen mit Bezug auf Mittelreservierungen ermöglicht sowie die Integration einer Budgetkontrolle sichergestellt. Zudem können zukünftig zusätzliche Dokumente im Rahmen der Freigabe hochgeladen und dem Prozess angehangen werden.

Die Projektbeteiligten wurden ideal für die Konzeptionsworkshops vorbereitet, die bereits erfolgreich abgeschlossen sind. Für den ersten Go-Live in der ersten Hälfte des Jahres 2019 wurde bereits ein Pilotbereich gewählt, für den aktuell alle Prozesse im System umgesetzt werden. Ziel ist es mit dem Pilotbetrieb die definierten Prozesse im Produktivbetrieb zu erproben und zu optimieren. Im zweiten Schritt wird dann der gesamte Rollout durchgeführt.